إن Excel هو أداة معالجة البيانات المفضلة لدى الرجل الأمي (والمرأة). لا يحتاج المتعلمون إلى معرفة تلك التي يمكنها الترميز ، ولا داعي للقلق كثيرًا بشأن الأعمدة والصفوف والصيغة الصحيحة وبناء الجملة لأن هذه المعالجات لها أجهزتها الخاصة. بالنسبة إلى أي شخص آخر ، عملياً أي شخص في منصب إداري ، يعد Excel أداة عمل أساسية. على الرغم من ذلك ، فإن الكثير من الأشخاص ، وخاصة أولئك الذين يتقدمون للتو إلى وظيفة ، غالباً ما يتعرضون للترهيب. في الواقع ، إذا تعلمت Excel جيدًا بما فيه الكفاية ، فيمكنك استخدامه للاحتفاظ بالسجلات القائمة على الوقت التي يتم تحديثها تلقائيًا ، واستخدامها لتخزين المخزون ، وحتى إجراء الاستطلاعات. ومع ذلك ، فيما يلي خمس وظائف Excel أساسية للغاية يحتاج كل مبتدئ إلى معرفتها.

سلسلة الإكمال التلقائي والصيغ ملء السيارات

إدخال البيانات ، وخاصة مجموعة طويلة من البيانات تستغرق وقتًا كبيرًا مع وجود فرصة ممتازة لحدوث خطأ بشري. لهذا السبب ، يتنبأ Excel ، حيثما كان ذلك ممكنًا ، بالنص الذي تحاول إدخاله ويمنحك خيار ملئه لك.

خذ على سبيل المثال تريد إدخال الأرقام التسلسلية أو أرقام هوية الموظف التي تتبع تسلسلًا. بدلاً من إدخالها يدويًا ، يمكنك إدخال الأرقام الثلاثة أو الأربعة الأولى ، وحدد الخلايا التي تم إدخال الأرقام. أحضر المؤشر إلى أسفل يمين الخلية الأخيرة وانتظر حتى يتحول إلى علامة زائد سوداء. اسحبه للخارج وستتمكن من رؤية القيمة التي ستحتفظ بها كل خلية. سيقوم Excel تلقائيًا بزيادة القيمة بالنسبة لك. يتم استخدام هذه الخدعة بشكل أفضل مع الصيغ لأن الصيغة ستتم تحديثها تلقائيًا لقراءة الخلايا المناظرة في صف واحد بدلاً من الحصول على قيمة مطلقة تحتوي على صيغ النسخ / اللصق.

لصناعة السيارات في التعبئة

لا بد من التقاط هذه الخدعة أثناء إدخال البيانات. يمكن لـ Excel تعبئة البيانات تلقائيًا في خلية إذا تم إدخال البيانات التي تدخلها في خلية سابقة في العمود نفسه. فقط اضغط على "أدخل" واملأه.

الفرز الأبجدي الذكي

يمكن لـ Excel فرز البيانات أبجديًا ولكن قد يتردد المبتدئ في استخدام خيار الفرز لأن البيانات الموجودة في الأعمدة المجاورة مرتبطة بها وإعادة ترتيب البيانات ستزعزع العلاقة. على سبيل المثال ، لديك أسماء وإدارات وعناوين وأرقام هواتف وفئات دم كلها في أعمدة فردية خاصة بها. تريد فرز الأسماء بالترتيب الأبجدي ولكن لا تزال ترغب في أن تقرأ الخلايا المجاورة العنوان الصحيح ورقم الهاتف وفئة الدم لهذا الشخص.

يمكنك المضي قدمًا واستخدام خيار Sort A to Z لأن Excel سيسألك عما إذا كنت تريد توسيع التحديد لتضمين البيانات في الأعمدة المجاورة. يتيح لك ذلك فرز عمود واحد أبجديًا وتصنيف البيانات المتوافقة في أعمدة أخرى بنفس الترتيب على التوالي. يعمل هذا التصنيف الذكي مع أي نوع من القواعد التي قد تستخدمها.

تحويل بيانات الصف إلى بيانات العمود

في كثير من الأحيان ، لا توجد بيانات حتى في التنسيق الصحيح لكي يبدأ أي شخص في تحليلها. لم يتم إنشاء التنسيق الذي تم جمعه به مع وضع أي غرض محدد في الاعتبار ، وقد تجد في كثير من الأحيان أنك بحاجة إلى نقل البيانات من صف إلى عمود أو العكس. بدلاً من نسخ ولصق كل قيمة فردية ، يمكنك استخدام دالة Paste Special تسمى Transpos للقيام بذلك.

حدد ونسخ العمود الذي تريد لصقه كصف. حدد الخلية الأولى من الصف الذي تريد نسخ البيانات إليه. انقر فوق السهم الصغير الموجود أسفل الزر "لصق" وحدد "لصق خاص". في مربع الخيار المنبثق ، حدد الخيار "تبديل" وانقر فوق "موافق".

منفصلة الأسماء الأولى والأخيرة

يحتوي Excel 2013 على وظيفة ملء تلقائي ذكية حقًا تعمل بين الأعمدة. خذ المثال الشائع جدًا للعمود الذي يحتوي على كلا الاسمين الأول والأخير. قد ترغب في الفصل بين الاسمين الأول والأخير وفي إصدارات Excel الأقدم ، يعني هذا استخدام الدالة متسلسلة بطريقة ذكية / صعبة للغاية.

باستخدام Excel 2013 ، كل ما عليك فعله هو البدء في كتابة الاسم الأول في العمود التالي. قم بذلك لأول إدخالين أو ثلاثة وسيعرف Excel ماهية معايير الفصل الخاصة بك وسرد البيانات الخاصة بجميع القيم المطابقة في العمود نيابة عنك. كل ما عليك القيام به هو ضرب دخول. هذا يعمل فقط عن أي نوع من البيانات.

هل تعرف خدعة Excel التي تستخدمها كثيرًا في العمل ، أو تلك التي تلغي العمل الزائد؟ مشاركة معنا في التعليقات.

عملت لك: Robert Gaines & George Fleming | تريد الاتصال بنا؟

التعليقات على الموقع: