أين سنكون بدون اجتماعات؟ ربما يتم إنجاز المزيد من العمل ولكن بمجرد وصول عدد الأشخاص الذين تعمل معهم إلى عدد معين ، تصبح الاجتماعات ضرورية. جدولة اجتماع ليس بالأمر السهل ؛ يجب عليك التحقق والتأكد من توفر الجميع ، وتأكد من معرفتهم بموعد الاجتماع ، وإرسال جدول أعمال. إذا كنت تعمل مع فرق بعيدة ، مشتتة جغرافيًا ، فسيكون من الصعب إدارتها باستخدام مناطق زمنية مختلفة. لا يقدم Outlook الكثير من المساعدة مع المناطق الزمنية ولكنه يتيح لك إرسال دعوات الاجتماع ، ومعرفة من الذي قبل أو رفض الاجتماع. يمتلك مستخدمو Outlook خيار قبول أو رفض دعوات الاجتماع تلقائيًا بناءً على توفرها.

يمكن أن يحذرك Outlook عندما يكون لديك صراع اجتماع ، لذلك من المنطقي أنه يعرف أي من فتحات الوقت لديك مجاني. إذا كنت تريد أن يقوم Outlook بقبول ورفض دعوات الاجتماع تلقائيًا ، فسيتعين عليك تمكين الخيار.

قبول ورفض دعوات الاجتماع

افتح Outlook وانتقل إلى ملف> خيارات. في نافذة "خيارات" ، حدد علامة التبويب "التقويم" من العمود على اليمين. قم بالتمرير لأسفل إلى قسم "القبول التلقائي أو الرفض التلقائي" ، ثم انقر فوق قبول / رفض تلقائي.

سيتم فتح نافذة صغيرة بثلاثة خيارات ؛ الأولى ستقبل طلبات الاجتماع ، أما الثانية فسوف ترفض الطلبات التي تتعارض مع الدعوات الموجودة ، أما الثالثة فسوف ترفض تلقائيًا طلبات الاجتماعات للاجتماعات المتكررة.

محددات

يمكنك تمكين جميع هذه الخيارات ولكن تأكد من الحفاظ على الجدول الزمني دينيا في التقويم. إذا كنت قد خصصت وقتًا غير مخطط له للعمل على شيء ما ، فسيقوم التقويم بمعاملته على أنه "وقت متاح" وقبول طلبات الاجتماع له.

إذا كنت لا ترغب في ملء كل جانب من جوانب يوم عملك في التقويم ، فيجب عليك فقط تمكين خيار رفض طلبات الاجتماعات التي تتعارض مع الالتزامات الأخرى ، ورفض طلبات الاجتماعات المتكررة. ستحتاج إلى مزيد من التحكم في الدعوات التي تقبلها.

لا يتيح لك Outlook تعيين الأوقات المقبولة أو الساعات المتاحة التي يمكن أن يراها الأشخاص الآخرون في مؤسستك عندما يدعوك إلى الاجتماع. إذا كان الأمر كذلك ، يمكنك استخدام تلك لأتمتة قبول الدعوات. إذا كنت لا تزال ترغب في أتمتة قبول دعوات الاجتماع ، لكن لا يمكن أن تكلف نفسك عناء ملء جدولك ، فأضف أحداثًا غير محددة في التقويم للساعات التي تنوي إنفاقها على العمل. لن يقوم Outlook بالتحقق مما إذا كنت تضيف حدثًا أو مهمة حقيقية ، فما عليك سوى إضافة أي شيء وجعله طويلًا بما يكفي لتغطية الوقت الذي لا يمكنك فيه حضور الاجتماع. هذا هو مرهق الحذاء قليلاً ولكنه الحل الأبسط.

عملت لك: Robert Gaines & George Fleming | تريد الاتصال بنا؟

التعليقات على الموقع: